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将Excel电子表格另存为PDF可能会造成混淆，并且完成的文件通常看起来与我们希望呈现的方式不同。以下是将工作表另存为可读的清晰PDF文件的方法。

Excel文件为PDF

在许多情况下，您可能希望将Excel文档另存为PDF文件而不是电子表格。例如，如果您只希望发送较大的工作表的特定部分，或者您不希望其可编辑。但是，将Excel文件转换为PDF可能会有些棘手。

我们通常不认为Excel电子表格是带有边框，页面和边距的文档。但是，在将这些文件转换为可以阅读，打印或分发给其他人的PDF文档时，您应该意识到这一点。您的文件应易于阅读和理解，在其他页面上没有随机的杂散列，或者单元格大小太小而无法阅读。

以下是将电子表格转换为可显示和可打印的PDF文档的方法。

设置页面

如果您使用的是Office 2008或更高版本，请导航至“页面布局”标签。在这里，您会看到“页面设置”部分下的几个选项。这是前三个：

• 边距：文档边缘和第一个单元格之间的空白量
• 方向：您是否希望完成的文件以横向或纵向显示
• 尺寸：完成文档的页面大小

这些工作原理与Word文档中的工作原理基本相同，因此请根据您希望最终PDF的外观进行设置。请注意，除非列数很少，否则大多数Excel电子表格在横向上的可读性都比纵向上的可读性高。以纵向保存的工作表中的列往往落在最终打印区域之外，这会使文档非常难以浏览和阅读。

此外，您可以在最终布局中添加页眉和页脚。单击“页面设置”部分右下角的箭头，然后单击“页眉/页脚”选项卡。您可以选择Office生成的选项之一，也可以使用“自定义”功能创建自己的选项。

您还可以选择更改打印输出的背景。为此，请单击“页面设置”中的“背景”按钮。您可以从笔记本电脑或云中选择图像，该图像将平铺在整个工作表中。

定义打印区域和配件

接下来，您需要确定要将哪些区域转换为PDF，以及每页上将有多少行和多少列。

定义区域的第一种方法是通过单击并拖动以选择文档中所需的所有单元格。然后，转到页面设置>打印区域>设置打印区域。这将在要打印的整个区域周围产生一条细灰色线。创建PDF时，将不包括该区域之外的所有内容。您也可以通过单击左下角的箭头并转到“图纸”>“打印区域”来手动输入单元格。

与Microsoft Word相似，您也可以创建分页符以分割不同的表。这些分页符可以是水平的也可以是垂直的。转到要放置分页符的单元格，单击功能区上的“页面布局”选项卡，然后选择“页面设置”>“分页符”>“插入分页符”。这将在当前单元格的上方和左侧创建一个中断。

要做的另一件事是定义“缩放以适合”选项。在“页面设置”右侧，您会看到三个选项：“宽度”，“高度”和“比例”。 “宽度”和“高度”选项使您可以设置表的行或列将出现在多少页中。例如，如果您有很多行但只有几列，则将“宽度”设置为一页是理想的。另一方面，缩放比例将决定整个打印区域的整体大小。

工作表选项

您应注意的最后一个菜单是“图纸选项”。这些设置会影响最终打印纸的外观。要访问完整的图纸选项，请单击“图纸选项”部分左下角的箭头。

以下是您可以在此菜单中进行的各种自定义的概述：

• 打印标题：您可以将工作表的特定行和列冻结在适当的位置，以便它们出现在每一页上，例如标题和标签。
• 网格线： 这样，您可以设置是否显示网格线，即在单元格上未绘制边框时显示的单元格之间的线。
• 标题：这样，您就可以显示标题，它们是Excel电子表格的x轴和y轴上固定的字母（A，B，C）和数字（1、2、3）标签。
• 注释，注释和错误： 这将在最终文档中显示嵌入的注释，注释和错误警告。
• 列印顺序：这使您可以设置创建的文档是先下降还是先下降。

在此菜单中，您可以转到“打印预览”屏幕，在其中可以浏览最终文档。您也可以使用快捷键Ctrl + P转到屏幕。

有关的：如何在Excel中打印带有注释的工作表

保存或打印为PDF

在正确格式化文档并准备就绪后，可以通过两种方式创建PDF。

要将文件另存为Excel中的PDF，请打开“另存为”对话框，然后从“另存为类型”下拉菜单中选择PDF。或者，您可以转到导出>导出到XPS / PDF。从这里开始，您可以选择几种方式。您可以决定是针对标准文件还是最小文件优化文件，这将决定文件的最终质量和文件大小。然后，您可以单击“选项”以选择要发布的区域：

• 选择：您选择的当前单元格
• 活动表：您当前所在的工作表
• 整个工作簿：您正在处理的当前文件中的所有工作簿
• 桌子：您通过Microsoft Excel创建的已定义表

您还可以选择忽略整个设置的打印区域。

您也可以将文件打印为PDF。 Microsoft具有内置的PDF打印机，称为Microsoft Print to PDF，您可以在打印机下拉菜单中选择。如果您有另一个PDF驱动器，例如Adobe PDF，Foxit或PDF Xchange，则也可以使用其中之一。在单击“打印”之前，请仔细查看打印预览，以确保所有内容均正确无误。

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