如何在Outlook 2013中存档电子邮件

一直有人告诉我们,备份数据是个好主意。嗯,同样的概念也可以扩展到电子邮件。您可能需要经常存档电子邮件,例如每月,每季度,甚至每年。

我们将向您展示如何在Outlook 2013中归档电子邮件,并使其易于在程序中使用。您的电子邮件存储在.pst文件中。要存档电子邮件,我们会将电子邮件移至存档的.pst文件中。

注意:将电子邮件存档到另一个.pst文件时,您选择存档的所有电子邮件都将移入存档文件,并且在主.pst文件中不再可用。

要开始存档电子邮件,请单击功能区上的“文件”选项卡。

在“帐户信息”屏幕上,单击“邮箱清理”旁边的“清理工具”按钮。

从下拉菜单中选择“存档…”。

显示“存档”对话框。选择“存档此文件夹和所有子文件夹”,然后选择要存档的文件夹。如果要存档所有电子邮件,请选择顶部带有您的电子邮件地址的节点。

单击“比以前归档的项目”下拉列表,以选择要归档的项目的最新日期。日历弹出。通过单击日期选择当前月份中的日期,或滚动到其他月份以选择日期。所有早于所选日期的项目都将被存档。

如果要存档未设置为使用自动存档自动存档的项目,请选中“包括已选中“自动存档”的项目”复选框。

注意:Outlook 2013中的自动存档的工作方式与Outlook 2010中的自动存档相同。

如果要更改存档文件的保存位置和存档文件的名称,请单击“浏览”按钮。做出选择后,单击“确定”。

存档的.pst文件将保存到所选位置。

请注意,您选择存档的所有电子邮件在主.pst文件中不再可用。存档的.pst文件应在Outlook中自动变为可用。但是,如果没有,请单击“文件”标签。

在“帐户信息”屏幕左侧的蓝色面板中,单击“打开和导出”。

在“打开”屏幕上,单击“打开Outlook数据文件”。

将打开“打开Outlook数据文件”对话框。导航到保存已存档的.pst文件的位置,将其选中,然后单击“确定”。

在Outlook Mail主窗口的左窗格中,将显示一个名为“ Archives”的区域,并且您已存档的电子邮件也可用。

归档电子邮件可以帮助您使电子邮件保持井井有条,从而更容易查找较旧的电子邮件,并使收件箱和文件夹整洁。


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