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Word文档可能会变得庞大，异常长，复杂，并带有大量嵌入的图像，字体和其他对象。但是，似乎文件也可能毫无理由地失去控制。如果您要处理的文档很大，可以尝试以下方法来减小其文件大小。

当Word文档过大时，您要尝试的第一件事就是压缩其中的图像。这部分是因为像How-To Geek这样的网站已经写了详尽的文章来解释如何做到这一点，部分是因为，图像似乎总是会无缘无故地增加Word文档的大小。您仍然应该继续按照本文中写的提示进行操作，因为如果您有图片，它们会为您提供帮助。

但是，如果您没有图像，或者按照这些提示操作，并且需要进一步减小文件大小，我们将为您服务。我们有很多要分享的技巧，因此我们将它们分解为可以肯定有助于减小Word文档大小的内容，可能有帮助的内容以及一些不建议您使用的常见提示。 。

让我们开始吧。

可以帮助缩小文档大小的提示

并非您发现的每个提示都会对您有用。有时这是因为它们不适用于您的情况（如果您没有图像，那么将不会使用压缩图像的提示），但有时这些提示完全是错误的。我们已经测试了本节中的所有技巧，因此我们知道它们有效。

将您的文档转换为DOCX格式

Microsoft在Office 2007中发布了DOCX格式，因此，如果您仍在使用.doc格式，那么该进行转换了。较新的.docx文件类型本质上通过压缩文档内容来充当ZIP文件，因此只需将.doc文件转换为.docx格式，就可以使文档更小。 （顺便说一下，这也适用于其他Office格式，例如Excel（.xls到.xslx），PowerPoint（.ppt到.pptx）和Visio（.vsd到.vsdx）。）

要转换.doc文件，请在Word中打开它，然后单击文件>信息>转换。

在出现的提示上单击“确定”，再单击“保存”按钮，然后Word将您的文档转换为.docx。 Word会通过以新格式创建文档的全新版本来进行此转换，因此您仍然可以使用旧的.doc版本。

我们用一个20页的示例.doc文件进行了测试，该文件包含六个图像，各种表格和格式标记。原始的.doc文件大小为6,001KB，但是转换后的.docx文件的大小仅为721KB。那是原始大小的12％。我们建议您采取以下任何其他措施来减少文件大小，因此，如果您拥有.doc文件，可以将其转换为.docx，则可以完成工作。

插入图片而不是复制和粘贴它们

当您将图像复制并粘贴到文档中时，Word会对如何处理图像做出某些假设。这些假设之一是您希望粘贴的图像是BMP格式，这是一种大文件类型，有时甚至是PNG，它仍然很大。一个简单的替代方法是将图像粘贴到编辑程序中，将其保存为较小的格式（例如JPG），然后使用“插入”>“图片”将图像插入到文档中。

将下面的小屏幕截图直接粘贴到否则为空白的Word文档中，使该文档的大小从22 KB跃升至548 KB。

将该屏幕快照粘贴到Paint中，将其另存为JPG，然后将该JPG插入空白文档中，导致文档仅跳至331 KB。缩小了40％以上。更好的是，使用GIF格式可以将文档缩小60％以上。按比例放大，这就是10 MB的文档和4 MB的文档之间的差异。

当然，您不能总是摆脱这种情况。有时，您将需要BMP和PNG等格式可以提供的更好的图像质量。但是，如果图像很小，或者您不需要超高质量的图像，则可以使用较轻的重量格式并插入图片。

保存图像时，请进行编辑

在Word中编辑图像时，它将所有图像编辑存储为文档的一部分。这意味着，如果您在文档中裁剪图像，Word仍将保留完整的原始图像。将图像更改为黑白，Word仍保留原始的全彩色图像。

这会不必要地增加文档的大小，因此，当您对图像进行了更改，并且确定不需要还原这些图像时，可以让Word放弃编辑数据。

但是比从文档中删除不必要的数据更好的是，首先不要在文档中保留不必要的数据。在将图像插入文档之前，最好在图像编辑器中完成您可以进行的任何编辑，甚至是诸如裁剪或添加箭头之类的简单编辑。

一次性压缩所有图像

是的，我们在一开始就说这篇文章是关于 其他 减小文件大小的方法，但是有关该主题的大多数文章都告诉您如何一次压缩图像（包括我们的文章），在How-To Geek中，我们全都在寻找更好的做事方法。

单击文件>另存为>更多选项。 （如果您启用了“自动保存”功能的OneDrive，则可能有“保存副本”而不是“另存为”。）

这将打开“另存为”对话框，您可以在其中访问一些其他选项。单击工具>压缩图片。

这将打开“压缩图片”面板，您可以在其中决定要一次对所有图像应用哪种压缩。

“仅应用于此图片”选项显示为灰色，因为它是全部或全部工具–保存文档时，所有图像都将应用这些选项，或者都不显示。因此，如果您想为不同的图片选择不同的选项，那么这对您来说就行不通了。但是，如果您希望一次性压缩所有图像，则可以使用此选项。

选择您的选择，单击“确定”，然后使用所有压缩的图像保存新版本的文档。

停止在文档中嵌入字体

除非您使用的是来自遥远星系的不寻常字体，否则几乎可以肯定，与您共享文档的任何人都可以使用其Word副本（或类似Libre Office的免费替代版本）阅读文档。那么，为什么要通过嵌入字体来浪费文件空间呢？通过转到“文件”>“选项”>“保存”，然后关闭“在文件中嵌入字体”选项，可以阻止这种情况的发生。

您可能会认为这没什么大不了，但是您错了。如果打开了字体嵌入功能，并且关闭了“不嵌入常用系统字体”选项，则文件大小的差异几乎为2 MB。即使启用了“请勿嵌入通用系统字体”（这意味着不包括Calibri，Ari​​al，Courier New，Times New Roman等字体），文件仍然要大近1.3 MB。

因此，请停止在文档中嵌入字体。

有关的：如何在Word中设置默认字体

如果可以，请停止嵌入其他文件

最近，我们向您展示了如何在Word文档中嵌入或链接Excel电子表格（您也可以将其与其他文件（例如PowerPoint演示文稿或Visio图表）一起使用）。如果您可以链接到电子表格而不是嵌入电子表格，则可以节省大部分Excel文件的大小。您不会保存所有内容，因为链接的电子表格仍会增加一些大小，但是带有链接的文档比完全嵌入的文档要小得多。当然，链接和好处都有弊端，因此在执行此操作之前，请务必阅读该文章以了解它们。

停止为文档存储缩略图

过去，Word使您可以存储文档的缩略图，以便Windows可以在“文件资源管理器”中显示预览。如今，文件资源管理器可以自行执行此操作，不需要Word的帮助，但是该选项仍在文档中。在我们的721KB测试文档中，启用此选项会将文件大小增加到3247 KB。那是原始文件大小的4.5倍-一无所有。您可以在“文件”>“信息”>“属性”>“高级属性”中找到此设置。

关闭“保存所有Word文档的缩略图”复选框，然后单击“确定”。

此选项的名称有点误导，因为在此处将其关闭只会影响您打开的文档，即使它显示为“所有Word文档”。如果创建文档时默认情况下启用了此功能，则需要在Normal.dotx模板中将其关闭。如果您不确定如何操作，Microsoft将提供出色的指导。

您也可以在“另存为”对话框中关闭此设置，此对话框称为稍微更正确的“另存为缩略图”。

从文档中删除个人信息和隐藏信息

个人信息不仅会增加文档的大小，而且还可能为读者提供您不希望他们拥有的信息。可能还有一些信息的格式设置为隐藏，如果您在文档中不需要此隐藏文本，为什么不删除它呢？

转到文件>信息>检查问题，然后单击“检查文档”按钮，从文档中删除这些不必要的信息。

确保已打开“文档属性和个人信息”，然后单击“检查”。检查器运行完毕后，单击“文档属性和个人信息”部分中的“全部删除”。

此操作将我们的测试文件大小减少了7 KB，因此数量不多。但是，从文件中删除个人信息是一种很好的做法，因此无论如何您都应该这样做。请注意，删除数据后您将无法恢复它，因此请确保对删除数据感到满意。您可以对“不可见内容”和“隐藏文本”选项执行相同的操作，但这只会在您拥有隐藏内容的情况下缩小文件大小。

关闭自动恢复（如果您敢）

Word的一项出色功能（实际上是每个Office应用程序的一项出色功能）是AutoRecover。此功能可在工作时对文件进行定期备份，因此，如果Word崩溃或计算机意外重启（例如Windows隔夜进行系统更新），则下次启动时，系统会为您显示打开文档的自动恢复版本单词。当然，所有这些版本都会增加文件的大小，因此，如果关闭“自动恢复”，则文件会更小。

转到文件>选项>保存，然后关闭“每[x分钟]保存一次自动恢复信息”选项。

这不会立即产生变化，但是会在您处理文件时停止将新的自动恢复版本添加到文件中。

请注意，您将不再具有自动恢复版本，因此，如果Word崩溃或意外关闭，您将失去自上次保存以来的所有工作。

将所有内容复制到全新的文档中

当您处理文档时，Word会将各种内容保存在后台以帮助您。我们已经展示了如何在可能的情况下将其关闭，以及如何删除Word收集的数据，但是文档中仍有可能不需要某些内容。如果您发现自己受这种文档尺寸变化的影响，则可以创建一个新文档，然后将所有内容复制到该文档上。

首先创建一个新的空白文档。通过按Ctrl + A选择当前文档中的所有内容。在新文档中，按Ctrl + V粘贴所有内容。这将复制您所需的所有文本，节，格式，页面布局选项，页面编号。

您的新文档将没有任何以前的后台保存，自动恢复信息或以前的版本，因此可以减小文件的大小。

请记住，这样做会复制图像中的所有编辑数据，因此您可能需要先将其从原始文档中删除，然后再将所有内容复制到新文档中。如果您不这样做，那没什么大不了的。您仍然可以将其从新文档中删除。

我们无法告诉您这将节省多少，因为它可能从几千字节到几兆字节不等，但是如果您想从文档中去除尽可能多的脂肪，那总是值得做的。

另外，我们还看到了将这种复制/粘贴到新文档的技巧上，可以解决Word文档中怪异的错误，否则这些错误将很难找到。

提示 可能 帮助缩小文档的大小

一些提示似乎对他们有帮助，但是我们无法获得积极的结果。我们并不是说它们无助于减小文件的大小，但似乎您需要特殊的情况才能从中受益。我们强烈建议您先尝试上一节中的技巧，然后在需要时尝试这些技巧。

关闭后台保存

文档越复​​杂，保存以来的时间越长，单击“保存”按钮时保存时间就越长。为帮助解决此问题，Word在“文件”>“选项”>“高级”中有一个名为“允许后台保存”的设置。

此设置默认情况下处于启用状态，并且在您处理文档时将其保存在后台。这个想法是，当您单击“保存”时，要保存的更改将更少，因此可以更快地保存。这在很大程度上可以回溯到Word占用比例较大的系统资源的时代，而在现代系统上，可能不需要这样做，尤其是在您不编辑冗长或复杂的文档的情况下。

是否会影响文件大小尚待商。启用此设置打开文档不会对测试文档的大小产生任何影响（而将AutoRecover保持打开状态 做过 增加文件大小）。在大约30分钟的时间内进行修改也不会导致文档大小发生明显变化，无论是否启用了“允许后台保存”。关闭它并没有改变文档保存的速度。

简而言之：这取决于您。如果关闭它并不能减小文件大小，请保持打开状态，因为Word所做的任何自动保存文档的操作都是一件好事。

转换为RTF，然后转换回DOCX

RTF代表Rich Text Format（富文本格式），它是文档的开放标准，它提供的格式比纯文本更多，但不是DOCX的所有细节。将DOCX转换为RTF的想法是，它会剥离所有额外的格式和任何隐藏的数据，以便在将RTF另存为DOCX文件时，文件大小会变小。

将我们20页的721 KB测试文档转换为RTF，将文件大小更改为19.5 MB（因此，如果您要使用较小的文件，请不要使用RTF）。将其转换回DOCX产生的文件大小为714 KB。这节省了7 KB的空间，不到1％，而且由于RTF无法处理我们使用的某些简单表格格式，因此我们不得不重新格式化……，从而使大小恢复至721 KB。

这似乎并不会为您的文档带来很多好处，尤其是当现代DOCX具有如此之多的格式功能而RTF无法处理的时候。

转换为HTML，然后转换回DOCX

除了HTML是Web格式外，这与转换为RTF的想法相同。我们的转换测试显示与使用RTF几乎相同的结果。

我们在721 KB DOCX文件上进行了尝试，然后将其转换为383 KB HTML文件。将其转换回DOCX后，文件大小为714 KB。这样可以节省1％，但确实会干扰格式，尤其是标题，因此必须重做。

解压缩文档并压缩

DOCX文档是压缩文件，就像您使用7-Xip或WinRar创建的存档一样。这意味着您可以使用这些工具之一打开它并查看所有内容。您可能会看到的一个提示是，从DOCX中提取所有文件，将它们添加到压缩档案中，然后将该档案重命名为DOCX文件扩展名。嗨，很高兴，您的Word文档已被压缩！从理论上讲，这听起来似乎是合理的，但同时使用7-Zip和WinRar以及各种存档格式，我们发现每次尝试打开创建的.docx文件时，Word都会告诉我们该文件已损坏。

这个想法可能有一些优点-我们的721 KB文件最终只有72 KB-但是我们不建议您这样做，除非您想花很多时间来尝试并使其正常工作。另外，节省的原因可能仅仅是压缩过程已删除/压缩了某些内容，从而阻止了Word打开文档，但是我们不确定。

普遍建议的提示可能不会有任何不同

互联网上流传着一些建议， 声音 明智，但影响不大。这并不是说您不应该尝试使用它们，只是希望您不会对文档的大小产生太大影响。

删除文档的先前版本

在处理文档时，Word会保留文档的早期版本。这是“自动保存”功能，有人建议通过转到“文件”>“信息”>“管理文档”并删除所有旧版本来删除这些文件。

但是，这样做是没有意义的，因为那些旧版本存储在Windows文件系统中，而不是您的Word文档中。删除它们不会使您的文档变小。如果要从文档中删除任何以前的版本信息，请按照前面的建议将内容复制到全新的文档中，或执行“文件”>“另存为”以保存到新文档中。

仅粘贴文本，不粘贴格式

当您要将一个文档复制并粘贴到当前文档中时，可以使用不同的粘贴选项。

如果您单击“粘贴”按钮（或按Ctrl + V），则使用的默认选项是“保持源格式”。这将复制非默认字体和格式，如粗体，斜体等。但是，如果您改为单击“仅保留文本”选项，那么（理论上如此）将通过删除格式来减小文件大小。

我们用一个20页的文档尝试了此操作，该文档将各种格式应用于每页文本，并且平均大小差异仅为每页2 KB。这 可能 如果您拥有250页以上的文档（总计约0.5 MB），那将是非常重要的，但是您真的要拥有250页的无格式的Word文档吗？可能不是，因为大多数情况下它不可读，因此，当您重新添加格式时，您将损失您的积蓄。

这种方法的任何好处都可能取决于我们上面提供的技巧–将整个文档复制并粘贴到新文档中，以删除以前的版本，旧的编辑更改等。

更改页面大小

Word为您提供了更改页面大小的选项，方法是转到“布局”>“大小”并从默认的“信纸”大小更改。如果您选择较小但类似“ A4”的尺寸，而其他读者不会注意到，则有一些技巧提示，这会节省一些体积。

我们用20页的文档（“ Letter”大小为721 KB）尝试了此操作。我们将大小更改为“ A4”，“ A5”（是“ A4”的一半）和“ B5”，并且我们的文档每次都保持稳定的721 KB。换句话说，它对文件大小完全没有影响。

停止嵌入语言数据

在“文件”>“选项”>“高级”中有一个名为“嵌入语言数据”的设置，您会在各个位置看到提示，提示您将其关闭。从表面上看，这听起来很合理-额外的语言数据会不会增加文档的大小？

简而言之，如果您使用的是现代.docx文件，答案是否定的。 Word处理幕后语言数据，并且不会占用文档中的任何空间。

停用此选项可能会与较旧的.doc文件稍有不同，但是即使如此，只有在您使用手写工具并且Word可以存储一些“手写识别更正信息”的情况下，该文件才会稍有不同。否则，它根本没有任何区别。

这是我们比较全面的方法，您可以将Word文件缩减为小尺寸，但是我们一直在寻找尝试（或进行拆箱）的新方法。如果您知道我们错过的一项技术，请在评论中提出建议，我们将予以检查！