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如果您刚刚开始使用Google文档，则其强大的功能和附加功能可能会让人有些不知所措。这里有一些提示，可以帮助您开始使用此功能强大的Microsoft Word替代产品。

什么是Google文档？

如果您以前听说过Google文档，请随时跳过。如果您以前从未听说过，这里有一个速成班，介绍您需要了解的内容。我们将介绍基础知识，让您熟悉什么是Google文档以及如何立即开始使用。

Google Docs是Google提供的基于网络的免费文字处理器，作为其完整办公套件Google Drive的一部分，可与Microsoft Office竞争。基于云的套件中包括的其他主要服务是Sheets（Excel）和Slides（Powerpoint）。

有关的：无论如何，什么是G Suite？

Google文档可在所有设备和平台上使用；您所需要的只是互联网连接和Web浏览器（或在适用于移动设备的情况下，适用的应用程序）。 Google负责其余工作，并在云中运行软件时处理繁重的工作。

Docs支持几种不同的文件类型，包括.doc，.docx .txt，.rtf和.odt，从而可以轻松地直接从Google云端硬盘查看和转换Microsoft Office文件。

而且由于Docs是一个在线文字处理程序，因此您可以在同一文档上与多个人共享和协作，实时跟踪修订，更改和建议。

你听够了吗？让我们开始吧。

如何注册帐户

使用Google文档之前，您需要做的第一件事就是注册Google帐户（@gmail帐户）。如果您已经有一个帐户，请继续进行下一部分。如果没有，我们将介绍创建Google帐户的简单方法，并帮助您设置文档。

转到accounts.google.com，单击“创建帐户”，然后单击“为我自己”。

在下一页上，您需要提供一些信息来创建帐户，例如名字和姓氏，用户名和密码。

另外，您还必须验证电话号码，以确保您是真实的人，而不是机器人。

验证电话号码后，随后的页面要求您提供辅助邮箱地址，出生日期和性别，并同意隐私声明和服务条款。完成后，您便是Google帐户的新所有者。

如何创建空白文档

现在您已经拥有一个Google帐户，该创建第一个文档了。转到Google文档，然后将光标放在右下角的彩色“ +”图标上。

+变成蓝色铅笔图标；点击它。

Chrome Pro提示：如果您使用的是Google Chrome浏览器，则可以输入 docs.new 进入多功能框，然后按Enter键以自动创建并打开一个新的空白文档。

如何导入Microsoft Word文档

即使您不熟悉Google文档，也可能已经有了一些想要使用的Microsoft Word文件。如果是这种情况，那么您必须先上载所有Word文档，然后才能查看它们。尽管它可能不支持某些Word文档的某些更高级的功能和格式，但它运行得很好。

导入Word文档时，您可以使用Google文档或云端硬盘上传文件。两种方法都允许您将文件直接从计算机拖放到Web浏览器中，以方便上传。云端硬盘存储了您所有上传的文件，但是为了方便起见，当您转到文档首页时，它只会显示文档类型的文件。

在Google文档首页上，点击右上角的文件夹图标，然后点击“上传”标签。

Word文件上传后，“文档”会自动将其打开，以供您开始编辑，共享和协作。

要打开要编辑的Word文档，请从Google文档首页中单击文件名旁边带有蓝色“ W”的文件。

单击查看Word文件或在“文档”中对其进行编辑。

完成文档后，您可以将文档下载回DOCX或PDF，ODT，TXT，HTML或EPUB格式。单击文件>下载为，然后单击所需的格式，它将直接下载到从浏览器保存文件的位置。

有关的：如何将Word文档导入Google文档

如何检查您在Google文档中的拼写

现在您已经有了一些文档，现在该确保您的拼写和语法正确。 Docs配备了一个拼写检查器，随时可以为您服务-每当您拼错某些内容时，它就会以弯曲的线条突出显示错误，提示您进行更改。

默认情况下，该选项应处于启用状态，但是您可以在“工具”>“拼写检查”>“下划线错误”中进行确认。

要查看拼写更正和建议，请右键单击下方带有该行的单词。或者，或按Ctrl + Alt + X（Windows）或Command + Alt + X（Mac）打开“拼写检查和语法”工具。

访问拼写检查的另一种方法是单击带有A和复选标记的图标。这将启用该工具并解析您的文档以进行拼写和语法编制。

除拼写检查器外，Google文档还内置了词典和同义词库。您所需要做的就是突出显示一个单词，右键单击它，然后单击“定义[单词]”。

虽然这可以帮助您入门，但是如果您需要更多信息，我们将更深入地介绍Docs的拼写和语法检查器。

有关的：如何检查您在Google文档中的拼写

如何与他人合作处理文件

Google文档的最佳功能之一就是能够生成可共享的链接，任何人都可以通过该链接查看，建议编辑或编辑您的文档。您无需一次在协作者之间来回发送文件，而是可以一次进行所有编辑和建议，就好像您都被实时挤在同一台计算机上一样。唯一的区别是每个人都有自己的文本输入光标可在其个人计算机上使用。

从您要共享的文档中，单击蓝色按钮“共享”以选择您要与文件发送链接的方式和对象。您可以手动输入电子邮件地址，也可以单击右上角的“获取共享链接”自行发送邀请。

从下拉菜单中，当您选择以下选项之一时，您可以编辑共享用户对文件的控制权：

• 离开：共享被禁用。如果您以前与其他人共享链接，则该链接将不再起作用，并撤消他们曾经拥有的任何权限。
• 知道链接的任何人都可以编辑： 为共享用户提供完全的读/写访问权限。但是，他们仍然无法将其从您的云端硬盘中删除-这仅用于文件内容。
• 知道链接的任何人都可以发表评论： 如果需要，允许共享用户发表评论-这对于团队项目非常有用。
• 知道链接的任何人都可以查看：共享的用户可以查看文件，但不能以任何方式对其进行编辑。这是共享文件时的默认操作，也是尝试共享文件进行下载时的最佳选择。

您可以通过这些共享链接做更多的事情，这些链接也可以与其他云端硬盘文件一起使用，也可以在移动设备上使用。要更深入地了解这些链接如何工作以及如何生成它们，请查看我们的文章。

有关的：如何为Google云端硬盘上的文件创建共享下载链接

如何查看文档的所有最新更改

当您与他人共享文档时，如果您不在场，很难跟踪发生的所有细微变化。为此，有修订历史。 Google文档会跟踪文档中发生的所有更改，并将它们分组为多个周期，以减少混乱。您甚至可以通过单击鼠标将文件还原到历史记录中列出的任何先前版本。

您可以通过单击文件>版本历史记录>请参阅版本历史记录来查看所有最近更改的列表。

有关的：如何查看对Google文档，表格或幻灯片文件的最新更改

如何建议对文档进行编辑

如果您是文档的所有者，并且希望合作者不得不建议对文件进行编辑（而不是直接编辑），则可以将访问权限设置为“建议”。这样，其他人就可以对文档进行编辑，而不必担心其他人会在您的文件中造成混乱。当协作者进行编辑时，所有者将收到有关建议的编辑的电子邮件通知，并可以选择保留还是放弃更改。

如果您在文档窗口的右上方查找，则会看到当前状态。如果您看到“建议”字样，那就很好了。如果看到“正在编辑”或“正在查看”，请单击该按钮，然后单击“建议”选项。

有关的：如何建议在Google文档中进行编辑

如何查找字数和页数

默认情况下，“ Google文档”不显示字数或页数，但是无需人工计数即可轻松检查它们。因此，如果您对作业有严格的字数限制，或者想跟踪自己写的字数，则可以通过字数查看工作的详细信息。您甚至可以突出显示任何段落中的文本，以检查所选内容中有多少个单词。

要查看文档的字/页数，请单击工具>字数，或者在Windows上按Ctrl + Shift + C，在Mac上按Command + Shift + C。

您还可以通过突出显示特定文本字符串来查找字数统计，然后跳回到“工具”>“字数统计”（或使用组合键）。

有关的：如何在Google文档中查找页面数和字数统计

如何离线使用Google文档

如果您需要访问Google文档但没有互联网连接怎么办？尽管Google文档是基于网络的产品，但这并不意味着您不能离线使用它。您需要下载Chrome扩展程序，并确保事先启用该文件以供离线使用。您对文件所做的任何更改都会在您下次连接到互联网时更新。

下载适用于Chrome的官方扩展程序后，请转到Google文档的首页，然后在左上角单击“汉堡包”菜单>“设置”。在此处后，将“离线”切换到“开启”位置，然后单击“确定”。

为了节省本地计算机上的存储空间，Google仅下载并提供最新访问的文件以供离线使用。要手动启用文件，请单击三个点图标，然后将“可用脱机”切换为“开”。

有关的：如何离线使用Google文档

如何在文档中添加页码

页码是一种可视化工具，用于向读者显示他们当前所处的页面。它们还可以帮助您整理物理纸并将其按正确的顺序放置（如果您打印，则可以知道）。 Google文档不会自动在文件中生成页码，您必须手动添加页码，但是将其轻松添加到文档的页眉或页脚很容易。

要将页码添加到所有页面，请单击插入>页眉和页码>页码。您会看到一个弹出窗口，您可以在其中选择页码样式。

有关的：如何将页码添加到Google文档

如何控制Google文档中的边距

边距是在文档的所有边界上都留有空白的空白。由于页边距会创建不可见的边框，因此当您减小页边距大小时，会增加页面上的可用空间。如果您需要更改文件所有页面边缘的空间量，则需要使用尺子沿着文档的侧面和顶部来管理其边距。

如果您想手动输入页边距，请依次点击文件>页面设置，输入要在每侧看到的空白量，然后点击“确定”。

有关的：如何控制Google文档中的页边距

如何将文本框添加到文档

在Google文档中添加文本框是突出显示相关信息并吸引人们注意文档中特定元素的好方法。但是，创建图形并不是一个简单的过程，并且隐藏在不太可能的地方：通过“绘图”功能。

要访问“绘图”菜单，请转至“插入”>“绘图”，然后单击菜单栏中的文本框图标。

现在，单击并拖动鼠标以在提供的空间中创建一个文本框，然后添加所需的文本。

完成后，单击“保存并关闭”以将文本框插入文档中。

有关的：如何在Google文档中添加文本框

如何添加目录

目录是一种向读者显示文档中列出的每个主题/章节的方法。此功能会自动生成一个，并使用单击后会跳到每个部分的链接。因此，如果您有一个大文档，那么任何人都可以快速访问特定部分，而无需滚动整个内容。

单击插入>目录，然后单击提供的两个选项之一。第一个选项是纯文本目录，其右侧是用于打印文档的数字。第二个选项不使用页码，而是插入超链接，这些超链接跳到指定的部分以供文档在线查看。

请注意，要创建自动生成的目录以链接到文档的特定部分，您必须使用Google Docs的内置标题样式设置每一章或标题的格式。这使文档知道如何填充表格并添加可点击的链接。

有关的：如何在Google文档中创建目录

最好的Google文档插件

现在，您已经了解了Google文档的所有基础知识，通过添加附加组件，您可以成为真正的高级用户。加载项与网络浏览器的扩展非常相似，但特定于Google文档，可让您从第三方开发人员那里获得其他功能。您可以安装工具来增加其他校对人员，文档签名应用，文档内翻译程序，甚至是教师的专栏作者，以提高工作效率。

有关的：最好的Google文档插件